In quasi tutti gli uffici, la gestione delle stampanti è ancora affidata a una combinazione di abitudini consolidate e improvvisazione: toner ordinato quando finisce, guasti gestiti chiamando il tecnico, documenti stampati e lasciati nel vassoio, costi di stampa sconosciuti. uniFLOW Online cambia questo scenario con un approccio centralizzato e misurabile, senza richiedere l’installazione di un server aziendale e senza competenze IT avanzate per la gestione ordinaria. Sviluppata da NT-ware e parte dell’ecosistema Canon, uniFLOW Online è una piattaforma cloud: tutta l’infrastruttura è gestita nel cloud di Canon, e i dispositivi si connettono tramite internet.
L’autenticazione utente: chi stampa cosa
Senza autenticazione, la stampante condivisa è un dispositivo anonimo: i costi non sono attribuibili ai singoli utenti, i documenti riservati possono essere letti da chiunque. Con uniFLOW Online, ogni utente si autentica alla multifunzione con le proprie credenziali: PIN personale, badge RFID, credenziali Active Directory o app sul telefono. Per uno studio professionale con più collaboratori, questo significa poter definire chi può stampare a colori, chi ha accesso alla scansione verso cartelle esterne, chi può usare la funzione fax — tutto in modo granulare e modificabile.
Il release printing: nessun documento lasciato nel vassoio
Il release printing (o secure print / pull printing) è la funzionalità con il maggiore impatto pratico immediato. Quando si invia un documento in stampa dal computer, il job non viene eseguito immediatamente: rimane in attesa nella coda cloud. Solo quando l’utente si autentica fisicamente alla stampante il documento viene rilasciato e stampato. Per molti uffici, il release printing produce una riduzione dei volumi di stampa del 15-20% nel primo anno, eliminando le stampe accidentali, doppie e dimenticate. Un caso concreto di gestione centralizzata delle stampe con uniFLOW Online è quello realizzato da Pro.digi per l’Università degli Studi di Siena.
La reportistica: finalmente sapete quanto stampate e quanto costa
uniFLOW Online registra ogni operazione eseguita su ogni dispositivo: chi ha stampato, quante pagine, in bianco e nero o a colori, da quale applicazione. Per una PMI, questo significa per la prima volta avere visibilità reale sui costi di stampa per reparto o per utente. La reportistica è accessibile da browser e può essere inviata automaticamente per email con la cadenza desiderata. Il noleggio operativo abbinato a uniFLOW Online è la combinazione che massimizza la prevedibilità dei costi di stampa.
La scansione intelligente: documenti direttamente dove servono
Con uniFLOW Online configurato, toccare “scansiona” sul pannello della multifunzione non significa solo produrre un file PDF: significa inviare il documento scansionato direttamente alla destinazione corretta — la propria cartella di rete, una casella di posta, SharePoint o Google Drive — con il nome corretto e l’OCR già applicato. Pro.digi configura e personalizza uniFLOW Online per le aziende e gli studi professionali della provincia di Siena, adattando percorsi di scansione, regole di autenticazione e parametri di reportistica alle esigenze specifiche di ogni organizzazione. Per scoprire come uniFLOW Online può semplificare la gestione delle stampe nella vostra azienda, visitate la pagina dei prodotti software Pro.digi oppure contattateci direttamente allo 0577 348327.
