Esigenze iniziali del Sistema Bibliotecario di Ateneo
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo dell’Università di Siena, distribuito su cinque biblioteche di area in tre sedi territoriali (Siena, Arezzo, Grosseto), doveva fornire un servizio di stampa pubblica efficiente ai suoi circa 18.000 studenti e agli utenti esterni. Le esigenze principali erano l’accessibilità omogenea del servizio in tutte le sedi e la piena autonomia degli studenti nella gestione delle stampe, senza gravare sull’infrastruttura IT dell’Ateneo. In particolare si chiedeva di ridurre al minimo l’onere di manutenzione e coordinamento da parte dei tecnici universitari. L’introduzione di un sistema di print management cloud-based ha “diminuito sensibilmente l’impatto sul sistema IT, permettendo agli studenti di essere totalmente autonomi”.
Pro.digi, come partner locale Canon già fornitore di multifunzione dell’Ateneo, ha raccolto questi requisiti: un accesso self-service in biblioteca, senza dover distribuire tessere o presenziare fisicamente per la stampa; caricare credito e usufruire del servizio in modo indipendente; e zero installazione di server o infrastrutture aggiuntive nell’ateneo. Tutto questo nell’ottica di alzare la sicurezza e la privacy dei documenti e di standardizzare il servizio fra le sedi distaccate.
Soluzione tecnica implementata da Pro.digi
Pro.digi Srl ha progettato e realizzato una soluzione completa basata su stampanti multifunzione Canon e sulla piattaforma cloud uniFLOW Online (di Canon/NT-ware). Il parco stampanti installato comprende 19 apparecchi Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3922 dislocati nei cinque poli bibliotecari. Queste stampanti gestiscono in modalità multicanale funzioni di copia, stampa e scansione.
La componente software chiave è uniFLOW Online, una soluzione cloud per il Print Management che elimina la necessità di server on-premise. UniFLOW Online gestisce autenticazione, coda di stampa e tracciamento dei costi, offrendo funzioni avanzate come stampa protetta, stampa da e-mail o da servizi cloud (Google Drive, app UniFLOW), e scansione verso email o cloud. Grazie al cloud, l’intervento ha avuto “minimo impatto sull’infrastruttura IT” dell’Università.
Per l’accesso al servizio gli studenti si auto-registrano tramite il portale UniFLOW dedicato. La registrazione avviene usando credenziali digitali: il progetto prevede l’uso di SPID o altre forme di identità esterna (ad esempio credenziali federate) oltre al PIN personale, in modo da rendere il processo semplice e sicuro. Al momento della registrazione viene generato un PIN univoco, che può essere associato anche alla tessera dello studente. Non è necessario acquistare alcun tesserino dedicato: basta ottenere il proprio PIN gratuito.
Il credito per la stampa viene gestito online. Gli studenti possono ricaricare il proprio account in qualsiasi momento via PayPal, conferendo completa autonomia nella gestione delle spese di stampa. In questo modo Pro.digi ha evitato all’Ateneo qualsiasi gestione amministrativa dei pagamenti o dei consumabili, trasferendo la complessità della rendicontazione direttamente sulla piattaforma cloud.
A supporto dell’utente finale, Pro.digi ha realizzato un portale web dedicato multilingue (italiano e inglese) con istruzioni dettagliate e video tutorial sull’uso delle multifunzioni (copia, stampa, scansione). L’interfaccia web e le istruzioni sono progettate per essere intuitive: l’utente è guidato passo passo nella registrazione (PIN/SPID), nel caricamento del credito e nella procedura di invio dei documenti alla stampante.
In sintesi, la soluzione tecnica include:
- Hardware Canon: 19 imageRUNNER ADVANCE DX C3922 nelle biblioteche (siena, Grosseto, Arezzo).
- Software: uniFLOW Online con servizi Cloud Print & Scan, My Print Anywhere, Email print, Scan to Myself, stampa da Google Drive, upload web e stampa, stampa da USB.
- Registrazione: tramite PIN personale (e possibilità SPID/credenziali istituzionali).
- Pagamento: ricarica credito via PayPal dal portale.
- Interfaccia multilingua: sito web informativo in italiano e inglese con guide video.
- Funzioni di stampa avanzate: stampa sicura (release da qualsiasi dispositivo) e scansione su email/cloud.
Supporto e assistenza forniti
Pro.digi ha affiancato al rilascio del servizio una robusta attività di supporto tecnico e formazione. Dal primo giorno è attivo un helpdesk dedicato, gestito da personale specializzato Pro.digi, disponibile per assistenza telefonica o via web. La casistica tipica affrontata riguarda problemi di registrazione, ricarica credito o difficoltà d’uso. Allo stesso tempo, grazie a servizi di teleassistenza remota, i tecnici Pro.digi possono intervenire direttamente sulle impostazioni della rete e del software, senza spostarsi fisicamente.
Il servizio post-vendita di Pro.digi è un suo punto di forza: l’azienda dispone di un team di 5 tecnici specializzati sempre aggiornati sulle ultime tecnologie Canon. Ciò garantisce interventi rapidi (normalmente entro 8 ore lavorative) e manutenzione preventiva continua. Il magazzino interno fornisce consumabili e ricambi originali Canon, assicurando che le multifunzioni siano sempre operative. In questo modo, ogni volta che si rende necessario un intervento (es. malfunzionamento o aggiornamento software), i tecnici correggono il problema e ne approfittano per controllare lo stato generale dell’apparecchio.
Per la formazione degli utenti, Pro.digi ha organizzato tutorial online via il portale dedicato (video-guide per copia/stampa/scansione) e incontri dimostrativi su richiesta. La pagina dedicata (prodigiuniflow.altervista.org) funge da help center sempre aggiornato, contenente FAQ e guide rapide. Anche il personale delle biblioteche è stato istruito sui punti base del flusso di lavoro per poter orientare gli studenti nei primi utilizzi.
In sintesi, il supporto erogato prevede:
- Helpdesk specializzato: assistenza utente continua tramite telefono e web, con risposte veloci a ogni richiesta.
- Teleassistenza remota: diagnosi e configurazione a distanza delle multifunzioni e del software di stampa.
- Sito web e guide: portale dedicato con istruzioni passo-passo e video tutorial (in italiano e inglese).
- Contratto di assistenza post-vendita: copertura completa per manutenzione delle macchine Canon, con tecnici locali e ricambi sempre disponibili.
Questa struttura di supporto, insieme alle chiare istruzioni nel portale, ha permesso agli studenti di acquisire in fretta dimestichezza con il servizio, riducendo il numero di chiamate all’helpdesk stesso.
Risultati ottenuti
I risultati conseguiti sono stati pienamente in linea con gli obiettivi iniziali. Gli studenti hanno ottenuto una autonomia totale nella gestione delle stampe: possono effettuare la registrazione, ricaricare credito e stampare i loro documenti senza alcun intervento di personale tecnico. Il servizio è disponibile 24/7 tramite il portale e le multifunzioni, garantendo flessibilità negli orari di fruizione.
Dal punto di vista IT, l’Ateneo non si è fatto carico di server o manutenzioni: la soluzione “cloud” ha un “minimo impatto sull’infrastruttura IT”. Le attività di gestione sono perciò trasparenti all’Università: Pro.digi si occupa dell’erogazione e della manutenzione continua.
Il carico di lavoro del personale tecnico del Sistema Bibliotecario è drasticamente calato. Precedentemente la gestione di tessere, crediti e assistenza hardware richiedeva molte risorse, ora eliminate. Anche la burocrazia legata alla fatturazione dei toner e alla gestione contabile è semplificata grazie ai pagamenti online.
In termini di qualità del servizio, l’intervento ha portato a un elevato gradimento da parte degli utenti. Il fatto che il sistema sia scalabile è evidenziato dal riscontro positivo: la soluzione può essere estesa facilmente ad altre biblioteche o servizi dell’Ateneo. Infatti, come riferito nel case study Canon, Pro.digi ha fidelizzato il cliente con la prospettiva di “espandere il servizio ad altre strutture” dell’Università.
Sintetizzando, i principali benefici ottenuti includono:
- Autonomia utenti: gli studenti gestiscono il servizio in completa autonomia (registrazione, credito, stampa).
- Impatto IT nullo: l’università non necessita di infrastrutture aggiuntive grazie al cloud; tutti i device e le funzionalità sono gestiti esternamente.
- Riduzione del supporto richiesto: il carico di lavoro per il personale interno è minimo, essendo Pro.digi responsabile di assistenza e manutenzione.
- Efficienza e trasparenza dei costi: i costi sono chiari e sostenuti attraverso i pagamenti PayPal, senza spese impreviste per l’Ateneo.
- Scalabilità: il modello si presta a essere replicato su altri servizi universitari o atenei, come già previsto dal partner tecnico.
Valore dell’intervento nel contesto universitario e territoriale
Questo progetto si inserisce nel più ampio panorama di innovazione tecnologica delle università italiane. Negli ultimi anni molte istituzioni accademiche hanno puntato su soluzioni di print management per offrire servizi moderni agli studenti, in coerenza con le normative sulla digitalizzazione della PA e l’impiego di SPID per l’accesso ai servizi pubblici. La realizzazione a Siena è particolarmente significativa per la natura diffusa e decentrata dell’Ateneo (tre province), permettendo di garantire uniformità di servizio in tutto il territorio senese, in linea con il modello di cooperazione bibliotecaria regionale (SBART).
A livello locale, il progetto unisce competenze tecniche e consulenziali tipiche del distretto toscano dell’ICT e dell’office automation. L’intervento dimostra come un partner tecnologico di area – Pro.digi, con sede a Siena – possa collaborare con l’università, sostenuto da fondi comunitari (come ad esempio i progetti di innovazione promossi dalla Regione Toscana) per potenziare i servizi rivolti agli studenti. In Toscana si promuove infatti l’adozione di soluzioni digitali nei processi amministrativi e di servizio, e questo case study si allinea a tali priorità.
In particolare, il progetto ha un valore pionieristico in ambito didattico-sanitario, segnalando una best practice per le biblioteche universitarie. L’integrazione di uno strumento come UniFLOW Online – già diffuso in ambito corporativo – nel settore pubblico accademico rappresenta un passo avanti verso università “smart” e sostenibili. Il servizio erogato facilita l’accesso allo studio (stampando materiali didattici con facilità) e risponde al crescente bisogno di multilinguismo (interfaccia italiana/inglese) e flessibilità degli utenti (digital native).
Nel territorio senese, progetti simili sono stati accolti favorevolmente anche in altri settori (aziende e pubbliche amministrazioni) dove Pro.digi opera come consulente. Ad esempio, il focus su benessere e sicurezza negli ambienti di lavoro – trattato nel nostro blog aziendale – trova continuità nella cura dell’esperienza utente di questa iniziativa. Come sottolineato in un recente articolo del nostro blog, negli uffici moderni di Siena la tecnologia integrata (inclusa la gestione stampanti) è fondamentale per l’efficienza. Il caso dell’Università mostra come l’uso strategico delle periferiche di stampa (ad esempio collocate in aree dedicate, come suggerito dagli esperti) possa migliorare il comfort complessivo senza sacrificare la funzionalità.
Nel complesso, l’intervento evidenzia il valore di adottare soluzioni di stampa gestita nelle università italiane: da un lato favorisce la collaborazione e la mobilità degli studenti (possibilità di ritirare stampe in biblioteche diverse con lo stesso credito), dall’altro riduce i costi operativi e ambientali (meno spreco di carta e toner grazie alla rendicontazione digitale). Questa esperienza può costituire un modello replicabile presso altri atenei, soprattutto in contesti universitari analoghi (sedi multiple, molte lingue, utenti esterni) all’interno del territorio nazionale.
Approccio consulenziale di Pro.digi e partnership tecnica con Canon
Fin dal primo contatto, Pro.digi ha agito secondo un approccio consulenziale: il team ha analizzato i flussi di lavoro tipici delle biblioteche universitarie e le esigenze specifiche degli utenti (studenti di corsi internazionali, bibliotecari, visitatori). Grazie a questa analisi customizzata, la soluzione proposta è stata cucita sui bisogni del cliente. Pro.digi, infatti, non si limita a vendere hardware, ma offre servizi di consulenza software nell’ambito della gestione documentale. In questo progetto si è curata la configurazione del sistema, l’integrazione con le credenziali istituzionali (SPID) e la personalizzazione del portale web informativo.
L’esperienza di Pro.digi nel settore (oltre 25 anni di attività) ha permesso di selezionare le tecnologie più adatte, mentre la partnership tecnica con Canon (Pro.digi è Canon reseller e partner software) ha garantito piena compatibilità e supporto. La sinergia con Canon è evidente: Pro.digi ha potuto contare sull’esperienza globale del produttore nelle soluzioni di stampa gestita e sui continui aggiornamenti del software uniFLOW. Questa collaborazione ha permesso di implementare anche funzionalità avanzate (come la multi-sede geografica e la gestione cloud) tipiche di grandi realtà.
Inoltre, come evidenziato dall’ottenimento di finanziamenti pubblici per progetti di innovazione, Pro.digi segue modelli aziendali orientati alla qualità (introduzione di certificazioni ISO 9001/27001). Ciò assicura che ogni soluzione – incluso questo servizio di stampa – sia disegnata secondo elevati standard di sicurezza e processo. Il case study dell’Università di Siena riflette tale filosofia: un ambiente studiato, controllo puntuale dei costi di stampa e attenzione alle esigenze di privacy e conformità normativa.
Il risultato è un progetto concreto e testato, che non ha toni promozionali ma offre un modello replicabile: Pro.digi non spinge prodotti a priori, ma costruisce soluzioni e collauda il funzionamento insieme al cliente. Il servizio di stampa gestita all’Università di Siena è dunque frutto di un percorso consulenziale attento, sostenuto da un solido legame tecnico con Canon che garantisce aggiornamenti futuri e assistenza a lungo termine.
