Molti uffici della provincia di Siena conservano ancora anni di documentazione in forma cartacea: fascicoli fiscali, contratti, corrispondenza con clienti e fornitori, documentazione amministrativa. Fintanto che i documenti sono ordinati e accessibili, il sistema funziona. Ma quando si cerca una fattura del 2019, si riorganizza uno spazio o si affronta un’ispezione fiscale, la fragilità dell’archivio cartaceo si manifesta in tutta la sua concretezza. La digitalizzazione dell’archivio cartaceo è il passaggio che trasforma questa fragilità in una risorsa: documenti sempre accessibili, ricercabili per testo, protetti da backup e conservati nel rispetto delle normative vigenti.
Primo passo: pianificare prima di acquisire
L’errore più comune è iniziare a scansionare senza aver definito la struttura di archiviazione. Il risultato è una cartella di rete piena di file con nomi come “scansione_001.pdf” che non si riesce a ritrovare. Prima di acquisire un singolo documento, è necessario definire: la struttura delle cartelle, la convenzione di nomenclatura dei file, i formati di archiviazione (PDF/A per la conservazione a lungo termine è lo standard raccomandato) e i metadati di indicizzazione per la ricerca rapida. Pro.digi supporta le aziende e gli studi professionali di Siena e provincia in questa fase preliminare.
Secondo passo: scegliere lo scanner giusto per il vostro volume
Per volumi medi — qualche centinaio di pagine al mese — uno scanner documentale compatto con alimentatore automatico come il Canon imageFORMULA DR-C240 è una soluzione efficiente e ragionevole: velocità fino a 45 ipm fronte-retro, risoluzione ottica a 600 dpi, compatibilità con i principali software di gestione documentale. La gamma di scanner Canon per uso documentale copre tutte le fasce di volume e tipologia d’uso.
Terzo passo: applicare l’OCR per rendere i documenti ricercabili
Una scansione senza riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) produce un’immagine digitale del documento, non un testo: non è possibile cercare parole all’interno del file. Software come IRISPowerscan, proposto da Pro.digi, automatizza il riconoscimento, la classificazione e l’invio dei documenti alle destinazioni corrette. È possibile configurare regole di riconoscimento per tipo di documento in modo che ogni foglio venga indirizzato automaticamente alla cartella giusta, con il nome corretto, senza intervento manuale. Una gestione documentale ordinata riguarda anche i consumabili e i materiali di scarto: la transizione al digitale riduce significativamente la produzione di carta e il consumo di toner.
Quarto passo: conservazione e backup
Per la conservazione ordinaria è sufficiente adottare il formato PDF/A, un sistema di backup ridondante (almeno una copia in cloud e una locale) e una politica chiara di accesso ai file. Per la conservazione sostitutiva — quella che permette di distruggere legalmente l’originale cartaceo — è necessario un sistema certificato che applichi la firma digitale e la marcatura temporale ai documenti. Pro.digi accompagna le PMI senesi e gli studi professionali dell’area toscana in tutto questo percorso: dalla valutazione dei volumi alla scelta dello scanner e del software, fino alla configurazione del sistema e alla formazione del personale. Per una consulenza gratuita sul vostro progetto di digitalizzazione, scoprite la gamma di scanner documentali Canon oppure contattate lo studio di Sovicille al 0577 348327.
