Chiedete al vostro responsabile ufficio quanto costa stampare un foglio A4 nella vostra azienda. Nella maggior parte dei casi, la risposta sarà imprecisa o del tutto assente. Eppure la spesa per la stampa rappresenta, secondo stime di settore, tra il 2 e il 4% dei ricavi delle PMI che dipendono dalla carta — una voce di costo spesso invisibile perché distribuita su più centri di spesa e mai aggregata in un unico numero.
Il costo reale di stampa non è solo il prezzo del toner. È la somma di molte componenti che raramente vengono calcolate insieme: hardware, consumabili, energia, manutenzione, tempo del personale e costi di smaltimento.
Le componenti del costo totale di stampa (TCO)
Il Total Cost of Ownership (TCO) di un dispositivo di stampa è il costo complessivo che l’azienda sostiene durante l’intera vita utile della macchina. L’ammortamento dell’hardware è il punto di partenza: una multifunzione a colori di livello professionale costa tra 1.500 e 4.000 euro all’acquisto, il che si traduce in un costo annuo di 300-800 euro spalmato su 5 anni. I consumabili — toner, tamburi, kit fusore — oscillano tra 500 e 1.500 euro l’anno per dispositivo. L’energia aggiunge altri 50-150 euro annui per macchina. Gli interventi tecnici su chiamata, tra 80 e 150 euro a uscita più ricambi, possono superare i 500 euro in caso di due o tre guasti l’anno.
Una manutenzione preventiva programmata riduce significativamente sia la frequenza dei guasti sia il costo unitario degli interventi. Infine, il tempo del personale — chi ordina i toner, gestisce le chiamate di assistenza, sostituisce i ricambi — vale oltre 20 ore l’anno per dispositivo: un costo reale spesso invisibile in bilancio.
Come calcolare il costo per copia nella vostra azienda
La formula di base è: (costo annuo totale) ÷ (numero di copie annue prodotte) = costo per copia. Per un ufficio che stampa 20.000 copie l’anno con una multifunzione a colori acquistata, un risultato tipico si colloca tra 0,08 e 0,15 euro per copia in bianco e nero, e tra 0,25 e 0,45 euro per copia a colori. Se invece optate per un contratto costo-copia a canone fisso — come quelli proposti da Pro.digi attraverso il noleggio operativo con tutto incluso — il prezzo concordato al momento della firma è il costo effettivo, senza sorprese.
Noleggio operativo vs acquisto: quando conviene davvero ciascuna opzione
Il confronto tra noleggio e acquisto di una multifunzione si risolve spesso a favore del noleggio operativo per volumi superiori a 1.000-1.500 copie mensili. A quei volumi, i costi variabili dell’acquisto rendono il TCO del dispositivo di proprietà comparabile o superiore al canone mensile del noleggio, che però include tutto. Il noleggio operativo ha inoltre un vantaggio fiscale rilevante: il canone è interamente deducibile come costo operativo nell’esercizio in cui viene sostenuto.
Come Pro.digi aiuta le PMI senesi a ottimizzare i costi di stampa
Pro.digi offre alle aziende e agli studi professionali di Siena e provincia un servizio di analisi del parco macchine che include la valutazione dei volumi di stampa, il calcolo del costo per copia attuale e la proposta di scenari alternativi con relative proiezioni di costo. Nell’ambito del servizio di Managed Print Service, Pro.digi si occupa del monitoraggio dei consumi in tempo reale, del rifornimento automatico dei consumabili e del piano di manutenzione preventiva. Il risultato è un costo di stampa prevedibile, una macchina sempre operativa e nessuna gestione interna da parte del personale dell’ufficio. Per un’analisi gratuita dei costi di stampa della vostra azienda, scoprite i servizi di stampa gestita oppure chiamateci allo 0577 348327.
